Los eventos híbridos se convirtieron en una opción de amplio alcance a la hora de difundir las actividades de las empresas, no solo por su seguridad y rentabilidad sino también por su llegada y capacidad de ofrecer experiencias valiosas y únicas.
Resulta esencial que la organización conecte a la audiencia y que contenga un programa de aprendizaje dinámico e interactivo que incentive a la participación de todos con facilidades para acceder a los contenidos en todo momento y lugar. ¿Cómo lograr una experiencia memorable en los eventos y de qué forma las plataformas facilitan la planificación?
No importa dónde se encuentre tu audiencia
El objetivo fundamental de los eventos híbridos es que cada una de las personas que deciden formar parte del mismo lo encuentre relevante y valioso: la experiencia debe impactar, atraer y conectar a toda la audiencia para que, independientemente de la forma de asistencia, se sientan incluidos. Participación y experiencia son los ingredientes esenciales.
El 92% de los especialistas de marketing consultados en una encuesta cree que la experiencia de los participantes es fundamental para el éxito de un evento.
Fuente: puromarketing
Para lograr que un evento sea excepcional y resulte atractivo con el fin de evitar las distracciones hay que tener en cuenta dos elementos:
- Uso inteligente de la virtualidad: los contenidos virtuales facilitaron las interacciones durante el año 2020 pero con la pandemia y las medidas de lock-down atenuadas es necesario ser selectivo con el uso de esta poderosa herramienta para no abrumar a la audiencia.
- La conexión y cercanía entre los presentadores y la audiencia es muy valorada como así también la integración de la diversidad más allá de las cuestiones de género e idioma: todos los participantes deben tener acceso a los contenidos de la forma más fácil y eficiente.
Existen diferentes herramientas y abordajes que son de gran utilidad para brindar una experiencia valiosa y memorable :
- Adoptar un nuevo enfoque basado en el aprendizaje continuo o “dynamic learning” poniendo las herramientas a disposición sin restricciones de acceso. Los eventos entendidos como una circunstancia que ocurren en un momento específico está dando paso a una nueva modalidad para la difusión del contenido más acorde a las preferencias de los participantes: por un lado, el 40% de la audiencia consume los eventos en vivo mientras que el 60% prefiere una experiencia on-demand. Por otro lado, el 98% desea volver a revisar el contenido de forma regular cuando tienen desafíos específicos que resolver. Al habilitar toolkits sin restricciones de fechas u horarios, la audiencia tendrá control de su proceso de aprendizaje y absorber los conocimientos en el momento y lugar en el que lo crea oportuno y necesario.
- La clave es segmentar y personalizar las experiencias en base a características demográficas, etarias o preferencias y pensar menos en experiencias generalizadas para brindar un contenido atractivo.De esta forma se pueden organizar sesiones de networking ajustadas a grupos de asistentes diferenciados.
- Implementar stands virtuales patrocinados con expositores, logotipos, videos, debates y demostraciones en vivo a la audiencia del evento. Las cabinas con chats y videos con capacidad para pocas personas facilitan la creación de redes entre patrocinadores y asistentes.
El 81% de los organizadores de eventos dicen que las capacidades de creación de redes son un factor clave para la satisfacción de la audiencia de los eventos híbridos.
Fuente: markletic
Por último, para deleitar y dejar una impresión duradera en la audiencia es importante destinar tiempo a la planificación de actividades atractivas y fluidas y plasmarlas en una agenda. Para los eventos híbridos existen muchas alternativas como instructivos, talleres, trabajo y retos de equipo, lluvia de ideas y juegos de resolución de conflictos que involucren a asistentes virtuales y presenciales. Otras herramientas que reducen la brecha entre la experiencia de las audiencias son los muros sociales para generar debates, chats, encuestas en vivo y espacios de preguntas y respuestas junto con el almacenamiento de los contenidos más enriquecedores para revivirlos y revisarlos terminado el evento.
La tecnología está a tu disposición ¡Aprovéchala!
Generar experiencias dinámicas y enriquecedoras durante un evento híbrido es hoy en día más sencillo gracias a las diferentes herramientas de software y gestión para cerrar brechas entre audiencias y obtener soporte para realizar las actividades planificadas. Las opciones tecnológicasrobustas con redes sin interrupciones, visibilidad de patrocinadores y capacidades avanzadas de informes es parte fundamental de la estrategia de eventos híbridos además de los contenidos que allí se tratan.
El requerimiento principal es una plataforma de gestión de eventos que actúe como un escenario virtual donde los asistentes interactúen y participen junto con aplicaciones móviles para mantener a los asistentes interactuando y navegando sin problemas por el evento.
También existen innovaciones que aportan a la calidad del evento y son grandes aliadas para lograr prolijidad e interacciones sin interrupciones como por ejemplo la traducción en diferentes idiomas y opciones de subtítulos, funciones de eliminación de ruido y pizarras digitales interactivas con el objetivo de mantener la atención de la audiencia, facilitar nuevas ideas y la colaboración visual. Los movimientos de cámara también juegan un rol importante para comprometer a los asistentes virtuales con lo que ocurre.
Así, los eventos híbridos cobraron popularidad por su capacidad de ofrecer el mismo nivel de compromiso que los eventos presenciales. Entender lo que los asistentes buscan en ellos resulta fundamental para ofrecer contenidos dinámicos e interactivos y experiencias de gran impacto que permitirán obtener éxito en los objetivos buscados. Y gracias a la amplia oferta de proveedores de tecnología y plataformas, lograrlo es cada vez más fácil.
¿Estás listo para hacer una actividad corporativa memorable?
#Vamos
