Los eventos híbridos llegaron para quedarse y esto ya es una realidad en parte por los cambios acontecidos desde el año 2020 pero también por sus beneficios particulares por sobre la asistencia presencial. Ahora bien, ¿Cuáles son los componentes fundamentales que contienen los presupuestos de los eventos híbridos? ¿De qué forma pueden ajustarse de acuerdo a las posibilidades financieras?
En términos presupuestarios este tipo de eventos requiere gastos adicionales en ciertos aspectos, pero también la posibilidad de reducirlos o ajustarlos en función del contenido del mismo con oportunidades interesantes para los organizadores y las empresas que desean realizarlos.
El 58% de los líderes de marketing está de acuerdo con la afirmación de que “todos los eventos de marketing emblemáticos serán híbridos en dos años”
Fuente: Forrester
Veamos a continuación algunas de las ventajas de estos eventos, las claves para lograr un presupuesto eficiente y algunas otras cuestiones que no puedes ignorar a la hora de planear tu evento.
Existen una ventaja diferenciadora de este tipo de eventos: un mayor alcance e inclusión y la posibilidad de recolectar datos para realizar evaluaciones posteriores. Sin embargo, a la hora de evaluar las conveniencias en términos presupuestarios hay una que sobresale:
- Mayor retorno de la inversión: la posibilidad de combinar audiencia presencial y virtual conduce a un aumento en el número de asistentes y un ROI mas elevado por una mayor cantidad de patrocinadores.
El 86% de las empresas ve un ROI positivo 7 meses después de realizar un evento híbrido.
Fuente: Markletic
3 aspectos clave para diseñar el presupuesto de tu evento híbrido
A la hora de elaborar el presupuesto para un evento híbrido hay un conjunto de gastos básicos a tener en consideración:
- Locación: para el componente presencial del evento los ítems que seguramente se incluirán serán: el alquiler del espacio, elementos de comodidad e higiene, refrigerios y puntos de acceso de WiFi, entre otros.
- Producción y tecnología: contar con herramientas tecnológicas robustas como plataformas de eventos y una conectividad infalible es fundamental para brindar una experiencia de excelencia a tu audiencia virtual. Entre los principales se encuentran los equipos audiovisuales y una transmisión de alta calidad para integrar a los participantes y cerrar la brecha entre ambas audiencias.
- Entretenimiento: se trata de un pilar esencial a la hora de mantener la atención de los participantes. Por ejemplo, invertir en speakers con reconocimiento internacional es una alternativa que podría marcar la diferencia en tu evento (sin preocuparse por las limitaciones geográficas gracias a la virtualidad).
Evalúa la eficiencia de tus gastos
Cuando ya tienes resuelto el núcleo principal de gastos puedes elevar el nivel de tu evento con detalles adicionales como entretenimiento para ambos públicos y el desarrollo de actividades virtuales.
Fin del evento: ¡no olvides analizar los resultados!
Los análisis posteriores al evento son de gran ayuda para futuras planificaciones. Por un lado, evaluar el uso y eficiencia de cada uno de los ítems te servirá para reducir o incrementar la inversión en las próximas ocasiones. Por otro lado, realizar encuestas a los participantes también te dará la pauta de qué cosas fueron más memorables para focalizar en ellas y cuáles pueden ser prescindibles.
En suma, los eventos híbridos presentan desafíos diferentes a los clásicos eventos presenciales y virtuales. En términos de presupuesto, se abren muchas oportunidades para los organizadores, expositores y patrocinadores. Además, permiten realizar evaluaciones para desarrollar eventos más eficientes en cuanto a sus costos y a la experiencia que ofrecen a los participantes.
¿Estás listo para hacer una actividad corporativa memorable?
#Vamos
