EVENTOS CORPORATIVOS HÍBRIDOS: ¿LLEGARON PARA QUEDARSE?

Los eventos corporativos son una herramienta clave de comunicación y estrategia empresarial, en donde se buscan lograr diferentes objetivos como la interacción entre personas en tiempo real, trasladar mensajes a un público específico, motivar a los empleados y desplegar campañas de marketing. Comúnmente, su implementación consiste en reuniones en un espacio físico pero en estos tiempos existe una modalidad novedosa conocida como “eventos híbridos”.

Como su nombre lo indica, se trata de eventos que combinan la asistencia de los participantes de forma presencial y virtual, combinando lo mejor de las experiencias de ambos. Mientras una parte de los asistentes están presentes físicamente en el lugar donde se lleva a cabo, otros acceden mediante la interacción online.

Existe una gran diversidad de eventos corporativos, de modo que cada empresa deberá adaptar cada formato a sus necesidades y objetivos específicos.

Ventajas y beneficios del modelo híbrido para tu empresa

Si aún no te encuentras 100% convencido sobre este tipo de eventos, luego de considerar los siguientes beneficios que poseen, probablemente cambies de idea:

• Mayor alcance. Los eventos híbridos pueden llegar a un gran público gracias a las plataformas tecnológicas y expandir su difusión más allá de la audiencia presencial. Los eventos hoy pueden eliminar barreras geográficas y convertirse en un gran evento mundial sin mayores costos adicionales.

• Comodidad. El ahorro en tiempo de desplazamiento de los participantes minimiza las posibilidades de cancelación o ausentismo: asegura la participación de aquellos que tienen una agenda ajustada o que se encuentran distantes geográficamente.

• Reducción de costos. Pese a la necesidad de contar con plataformas tecnológicas para su realización, difícilmente el presupuesto total será equiparable a la suma de costos que implica un evento 100% presencial.

• Impacto medible. Se puede analizar el impacto con métricas y datos precisos, como los niveles de audiencia en el canal online o las conversaciones de chat para optimizar las estrategias de los próximos eventos y, así, detectar puntos de mejora.

• Asistencia de ponentes de calidad. La posibilidad de trascender las barreras geográficas permite contar con expertos o presentadores que se encuentren en distintos lugares del mundo, con el objetivo de marcar la diferencia en tu evento corporativo. Esa celebridad que tanto admiras puede ser parte de tu evento.

Lo que hay que tener en cuenta para que un evento híbrido destaque

Para que el evento híbrido sea atractivo, único y genere un altísimo impacto en tu audiencia interna es preciso considerar un conjunto de aspectos.

En primer lugar, los que participen –sea de forma presencial o virtual– tienen que acceder a una experiencia lo más similar posible, pero ¿cómo puedes lograrlo?

• Apuesta a la interacción entre los participantes mediante salas privadas de chats o con propuestas de actividades online. Hacer preguntas, pequeñas trivias o simplemente invitarlos a compartir su feedback son formas de involucrar a tu audiencia para que tu evento no se convierta en un mero programa de TV.

• Asegúrate de que los participantes virtuales tengan una visualización completa del evento, con cámaras que graben desde diferentes ángulos, para que se sientan más cerca de los participantes que asisten al evento de manera presencial.

• Mantén bajo control las dos vías de comunicación por las cuales se llega al público con una planificación previa meticulosa.

En segundo lugar, tener en cuenta el factor tiempo. Un evento de este estilo no puede extenderse durante muchas horas si lo que quieres es evitar que el público virtual se abrume. Incorporar breaks de varios minutos entre charla y charla es fundamental para que la tasa de engagement no decaiga con el correr de las horas.

Es indispensable que el espacio físico donde se lleve a cabo un evento permita la implementación de los equipos necesarios para la modalidad virtual. Existen proveedores especializados en servicios tecnológicos que pueden facilitar ese requerimiento clave con el fin de brindar una experiencia memorable.

¿Qué puedes esperar de los próximos eventos híbridos?

Los eventos corporativos son acontecimientos especiales, únicos y que no forman parte del trabajo cotidiano que se realiza en las organizaciones.

Ese gran evento anual para empleados, socios de negocios o anuncio de un nuevo producto estrella estábamos acostumbrados a trasladar una gran cantidad de personas de un lugar a otro y analizar hasta el último detalle logístico para que la ejecución sea impecable y memorable.

El formato híbrido, si bien llega forzado por las circunstancias, no tiene por qué perder en su efectividad comparado con el modelo 100% presencial. La digitalización brinda beneficios imposibles de alcanzar en un formato presencial por lo cual es esperable una mayor adopción por parte las empresas.

La clave está en buscar el asesoramiento con expertos de primer nivel y generar interacciones y actividades atractivas con la meta de asegurar un gran resultado: brindarle una experiencia inolvidable a tu audiencia.